ในยุคสมัยที่การแข่งขันรุนแรง องค์กรที่ประสบความสำเร็จล้วนอาศัย "ความรู้" เป็นทรัพยากรสำคัญในการขับเคลื่อนธุรกิจ ระบบ KM หรือ Knowledge Management System จึงกลายเป็นเครื่องมือที่องค์กรต่าง ๆ ต่างให้ความสำคัญ

บทความนี้เลยจะพาทุกท่านไปทำความรู้จักกับระบบ KM อธิบายประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ และประเภทของระบบ KM

ระบบ KM คืออะไร ?

ระบบ KM ย่อมาจาก Knowledge Management System หมายถึง ระบบการจัดการความรู้ ทำหน้าที่รวบรวม จัดระเบียบ เก็บรักษา แบ่งปัน และประยุกต์ใช้ความรู้ที่มีอยู่ภายในองค์กร เปรียบเสมือนสมองกลขององค์กรที่ช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้ประโยชน์จากความรู้ที่มีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทำไมองค์กรควรมีระบบ KM ?

องค์กรที่ประสบความสำเร็จล้วนอาศัย "ความรู้" เป็นทรัพยากรสำคัญ ระบบ KM ช่วยให้องค์กรได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน : พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและความรู้ที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว ช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูล ลดการทำงานซ้ำซ้อน ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กรเพิ่มขึ้น

• ลดต้นทุน : การจัดการความรู้ที่ดีช่วยลดความผิดพลาดที่เกิดจากการขาดข้อมูล ลดการสูญเสียความรู้จากการลาออกของพนักงาน ช่วยให้ประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมพนักงานใหม่

• ส่งเสริมนวัตกรรม : พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลและความรู้จากหลากหลายแหล่ง ช่วยกระตุ้นให้เกิดการคิดริเริ่มสร้างสรรค์ นำไปสู่การพัฒนานวัตกรรมใหม่ๆ ให้กับองค์กร

• เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน : องค์กรที่มีระบบ KM ที่ดีสามารถเรียนรู้และปรับตัวได้รวดเร็ว ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาด ช่วยให้องค์กรมีขีดความสามารถในการแข่งขันที่เหนือกว่าคู่แข่ง

• สร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ : ระบบ KM ช่วยส่งเสริมให้พนักงานมีนิสัยใฝ่รู้ ชอบเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ ช่วยสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ภายในองค์กร

ประเภทของระบบ KM

• ระบบเอกสาร (Document-based KM) : เน้นการจัดเก็บและแบ่งปันความรู้ในรูปแบบเอกสาร เช่น รายงาน เอกสารประกอบการฝึกอบรม คู่มือปฏิบัติงาน จุดเด่นของระบบนี้คือ ใช้งานง่าย ราคาไม่แพง แต่ระบบนี้มีข้อจำกัดคือ ไม่สามารถรองรับความรู้ที่เป็นนามธรรมหรือความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวบุคคล

• ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert-based KM) : เน้นการเชื่อมต่อผู้ใช้กับผู้เชี่ยวชาญในองค์กร ผู้ใช้สามารถปรึกษาผู้เชี่ยวชาญโดยตรง หรือเข้าร่วมชุมชนออนไลน์เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ จุดเด่นของระบบนี้คือ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงความรู้ที่เป็นปัจจุบันและตรงกับความต้องการ แต่ระบบนี้มีข้อจำกัดคือ ต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้และประสบการณ์ และอาจมีค่าใช้จ่ายสูง

• ระบบชุมชน (Community-based KM) : เน้นการสร้างพื้นที่ออนไลน์สำหรับผู้ใช้เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ผู้ใช้สามารถตั้งคำถาม แชร์ประสบการณ์ และเรียนรู้จากกันและกัน จุดเด่นของระบบนี้คือ ผู้ใช้มีส่วนร่วมในการสร้างและแบ่งปันความรู้ แต่ระบบนี้มีข้อจำกัดคือ ต้องการผู้ใช้ที่มีส่วนร่วมอย่างต่อเนื่อง และอาจเกิดปัญหาความขัดแย้งหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

• ระบบแบบผสมผสาน (Hybrid KM) : ผสมผสานคุณสมบัติของระบบ KM หลายประเภทเข้าด้วยกัน เช่น ระบบเอกสารและระบบผู้เชี่ยวชาญ ระบบชุมชนและระบบเอกสาร จุดเด่นของระบบนี้คือ สามารถรองรับความรู้หลากหลายรูปแบบ แต่ระบบนี้อาจมีความซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูง

     การจัดการความรู้อย่างเป็นระบบด้วยระบบ KM ช่วยให้องค์กรสามารถนำความรู้ที่มีอยู่มาใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน ส่งเสริมนวัตกรรม และสร้างขีดความสามารถในการแข่งขันให้กับธุรกิจ องค์กรควรพิจารณาเลือกใช้ระบบ KM ที่เหมาะสมกับลักษณะและความต้องการขององค์กร เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการจัดการความรู้ อันจะนำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จที่ยั่งยืนในท้ายที่สุด