ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในทุกแง่มุมของชีวิต การทำงานในออฟฟิศก็เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมมาก หนึ่งในเทคโนโลยีที่ช่วยให้งานในออฟฟิศสะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นคือ "e-Signature" หรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แต่ e-Signature คืออะไร และมีประโยชน์อะไรบ้าง ไปดูกันเลย 

e-Signature คืออะไร?

e-Signature คือ ลายเซ็นดิจิทัลที่ใช้แทนลายเซ็นแบบดั้งเดิมบนกระดาษ สามารถใช้เซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้หลากหลายประเภท เช่น สัญญา ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบสมัครงาน ฯลฯ โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารออกมาเซ็นลายเซ็นแล้วสแกนกลับเข้าระบบ

ปัจจุบัน e-Signature ได้รับการยอมรับว่า คือ รูปแบบของการเซ็นเอกสารที่ช่วยประหยัดเวลา สะดวก และปลอดภัย ไม่ต้องรอคนเข้ามาที่ออฟฟิศ ก็สามารถเซ็นเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา เหมาะกับออฟฟิศยุคใหม่ที่สามารถทำงานได้ทุกที่ ไม่จำกัดแค่ที่ออฟฟิศเท่านั้น 

รูปแบบการเซ็นเอกสารในลักษณะนี้ ได้แพร่กระจายและได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้นตั้งแต่ช่วงการแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 และได้ความนิยมเรื่อยมาก 

ประเภทของ e-Signature

    ตอนนี้รูปแบบของ e-Signature สามารถแบ่งออกเป็น 3 ประเภทหลัก คือ

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั่วไป เป็นลายเซ็นในรูปแบบดิจิทัล เช่น การพิมพ์ชื่อลงท้ายอีเมล การเซ็นลายเซ็นบนหน้าจอโทรศัพท์มือถือ หรือการคลิกปุ่ม "ยอมรับ" บนเอกสารออนไลน์

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูง  เป็นลายเซ็นที่มีการเข้ารหัสเพื่อเพิ่มความปลอดภัย เช่น การใช้ลายเซ็นดิจิทัล (Digital Signature) ที่ผูกกับใบรับรองดิจิทัล (Digital Certificate)

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีลายเซ็นเป็นลายลักษณ์อักษร  เป็นลายเซ็นที่แปลงลายเซ็นแบบดั้งเดิมบนกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัล

ประโยชน์ของ e-Signature กับออฟฟิศยุคใหม่คืออะไร

สำหรับออฟฟิศยุคใหม่ e-Signature ที่มีระบบการทำงานแบบ Hybrid และมีพนักงานที่ไม่ต้องเข้ามาในออฟฟิศ หรือมีพนักงานจำนวนมาก e-Signature คือเทคโนโลยีที่มีประโยชน์มากมาย ดังนี้ 

• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้เซ็นเอกสารได้รวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์เอกสาร เซ็นลายเซ็น สแกน และส่งเอกสารกลับ และแม้ว่าจะไม่เข้ามาที่ออฟฟิศก็สามารถเซ็นเอกสารได้ทันที 

• ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ไม่ต้องเสียค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าส่งเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายในบริษัทหรือต่างบริษัทก็สามารถเซ็นได้ง่ายและรวดเร็ว 

• สะดวกและรวดเร็ว สามารถเซ็นเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา บนอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นสมาร์ตโฟนหรือว่าแท็บเล็ต 

• ปลอดภัย e-Signature ประเภทขั้นสูงมีการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการปลอมแปลง ไม่ต้องกลัวเรื่องข้อมูลรั่วไหล หรือไม่ใช่ตัวจริง

• เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ช่วยลดการใช้กระดาษ ลดมลพิษ โดยเฉพาะในปัจจุบันที่อุณหภูมิของโลกร้อนขึ้น การผลิตกระดาษก็เป็นหนึ่งในอุตสาหกรรมที่ก่อมลพิษ ดังนั้น การลดการใช้กระดาษก็เท่ากับการช่วยในเรื่องของสิ่งแวดล้อมด้วย 

ปัจจุบัน e-Signature คือ เครื่องมือสำคัญสำหรับออฟฟิศยุคใหม่ ช่วยให้งานในออฟฟิศมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว ประหยัด และปลอดภัยมากขึ้น