ในสังคมยุคดิจิตอล ที่ทุกอย่างเข้าสู่การทำงานผ่านระบบออนไลน์ ทำงานได้จากทุกที่ และมีการพัฒนาเทคโนโลยีและนวัตกรรมเพื่อปรับเปลี่ยนและรองรับทุกมิติของการทำงานให้สอดคล้องไปในทิศทางเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นระบบคลาวด์ หรือระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอล เพื่อแปลงสภาพจากเอกสารสำคัญที่เคยมีอยู่ ให้จัดเก็บในระบบได้โดยประหยัดพื้นที่มากยิ่งขึ้น และสามารถเรียกดูได้ทุกครั้งเมื่อต้องการอย่างง่ายดาย

ต้องยอมรับว่าทุกวันนี้ การเรียกอ่านงานในคอมพิวเตอร์ผ่านระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพมากกว่าการไปค้นกองเอกสารที่กองเป็นตั้ง และยิ่งถ้าหากคุณต้องค้นเอกสารเก่าเมื่อ 5-10 ปีที่แล้วในกล่องเอกสารมากมายที่ไม่ได้ระบุว่าปีไหนเป็นปีไหน ยิ่งทำให้การหาค้นหาเอกสารนั้นยากขึ้นไปใหญ่ ดังนั้น การทยอยแปลงและจัดเก็บเอกสารเก่าด้วยระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลจึงเป็นสิ่งที่ตอบโจทย์ผู้ใช้งานมากขึ้น ไม่เพียงแต่ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารได้จากที่ไหนก็ได้ แต่ยังสามารถจัดลำดับสิทธิการเข้าถึงเอกสารได้ด้วย 

เช่น หากคุณเป็นหน่วยงานที่มีเอกสารสำคัญเกี่ยวกับการก่อสร้างโรงบำบัดน้ำเสีย 10 โรงหลักของเมือง ๆ หนึ่ง ซึ่งเริ่มต้นตั้งแต่ปี พ.ศ. 2500 สามารถกล่าวได้ว่าข้อมูลจากทุกโรงบำบัดนั้นมีคุณค่ามาก ทำให้เห็นพัฒนาการของโรงบำบัดทั้งในแง่ประวัติศาสตร์ ความเป็นมา เทคโนโลยี และการโอเปอเรชั่น ตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบัน ซึ่งนั่นอาจทำให้มีเล่มรายงานเอกสารมากถึง 400 เล่ม ทุกอย่างถูกจัดเก็บตามอัตภาพ บางเล่มโดนแดดโดนลม จึงเก่ามาก แต่แน่นอนว่าข้อมูลเหล่านี้ ต้องเป็นที่น่าสนใจของเหล่านักศึกษาวิศวกรรมสิ่งแวดล้อม จนถึงหน่วยงานต่าง ๆ ในสายงานที่เกี่ยวข้อง 

จะดีกว่าไหมถ้ามีการแปลงเอกสารสำคัญเหล่านั้นด้วยระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลและพัฒนาให้เป็นห้องสมุดดิจิตอล ที่สามารถจำกัดสิทธิผู้เข้าใช้งาน เช่น ระดับชั้นข้อมูลเพื่อการศึกษาสำหรับนิสิตและนักศึกษา ระดับชั้นข้อมูลสำหรับผู้บริหารและโอเปอเรชั่นเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจ และบางระดับชั้นข้อมูลอาจต้องจำกัดไม่ให้สามารถเข้าถึงได้สำหรับคนทั่วไป เพราะมีเรื่องของลิขสิทธิ์ อาจเกิดการลอกเลียนแบบของบริษัทธุรกิจในสายงานเดียวกัน เป็นต้น

โชคดีที่ปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารสามารถใช้งานฟังก์ชันเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย นอกจากระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลได้ตามประเภท เช่น ไฟล์ PDF JPEG GIF แล้ว ยังสามารถบริหารจัดการให้ไฟล์เหล่านี้ไปเก็บยัง Folder ที่ต้องการ รวมทั้งเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลในองค์กรเพื่อกำหนดปลายทางของเอกสารได้ด้วย ทำให้ค้นหา จัดเก็บ แชร์ไฟล์เอกสารได้อย่างง่ายดาย ทุกที่ทุกเวลา ทุกอุปกรณ์ แถมยังรองรับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดการใช้กระดาษ ลดค่าใช้จ่ายและพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร แถมข้อมูลยังปลอดภัยด้วยการจำกัดสิทธิ์ตามที่ระบุป้องกันไว้

เรียกว่าตอบโจทย์แค่เครื่องระบบสแกนเก็บเอกสารเป็นไฟล์ดิจิตอลกับระบบบริหารจัดการเอกสารแบบออนไลน์ ก็ทำให้ทุกงานเอกสารเป็นระเบียบเรียบร้อย มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้องค์กรพร้อมก้าวสู่โลกออนไลน์อย่างเต็มภาคภูมิ